Comment trouver un assistant virtuel et tout déléguer facilement

11

Comment déléguer ses tâches à un assistant virtuel

Un assistant virtuel c’est le genre de magie qui était inimaginable avant l’apparition d’internet. C’est ce que j’appelle une « secrétaire 2.0 ». L’assistant virtuel va vous aider à déléguer toutes vos tâches redondantes, longues, et fastidieuses, pour peu qu’elles restent simples et que votre assistant puisse les faire tout en restant derrière un ordinateur.

Tout est virtuel, vous pouvez avoir un assistant virtuel au Canada, en Inde, aux Philippines, en France ou au Maroc. Un assistant virtuel ça vous permet d’acheter du temps pour vous même, sans avoir l’obligation d’embaucher si vous n’en avez pas le budget par exemple…

Demander tout et n’importe quoi à son assistant virtuel ?

L’assistant virtuel peut être à la fois un assistant personnel, et un assistant professionnel. Donc même si ça peut vous aider pour votre Web-Entreprise, c’est aussi parfait pour vous acheter du temps pour pratiquer vos loisirs ou être en famille plus souvent.

Voici par exemple quelques demandes que vous pourriez faire :

– Réserver un voyage à Mexico City, du 3 Mars au 26 Mars, budget de 1200 euros pour le vol et de 20 euros par nuit maximum pour l’hôtel, situé à 5km maximum du centre ville.

– Acheter la liste des 10 livres listées ci-dessous, en français de préférence sur Amazon.

– Rechercher dans mon dossier de téléchargement puis ranger tous les fichiers qui s’y trouvent dans les dossier de ma Dropbox, selon la procédure de rangement. (Document en PDF que vous aurez précédemment rédigé pour ce genre de tâches répétitives)

– Me donner une liste de 5 alternatives pour un micro-cravate, en comparant auparavant les avis sur le net.

– Envoyer un message type à 20 personnes, en modifiant à chaque fois le nom, puis transmettre la réponse de ceux qui auront répondu.

– Supprimer tous les emails contenant « XXX » dans le titre, puis cocher comme étant important les messages provenant de « YYY » et « ZZZ ».

– A chaque fois que tu vois un email avec le titre « [Objectif Monétiser] Nouveau client », créer une nouvelle facture en suivant la procédure en PDF.

– Récupérer les factures pour chaque achat, les renommer et les ranger dans un dossier spécifique.

– Acheter un bouquet de 24 roses pour ma femme, rajouter le petit mot que tu trouveras en pièce jointe, puis lui faire livrer le jour du 14 Février à partir de 14h.

Il est important pour les tâches répétitives de créer auparavant des vidéos ou des PDF, pour bien expliquer la procédure et éviter de passer derrière la personne, qui n’est pas forcément habituée à vos méthodes de travail.

Comment trouver un assistant virtuel ?

C’est vraiment très simple, et ça ne demande aucun engagement : AskSunday et Fancyhands qui sont mes préférés, notamment Fancyhands avec une application pour tout gérer facilement depuis un Smartphone.

Ils sont un peu onéreux car la gestion est facilitée, après il y a aussi TimeSVR , qui vous permet d’avoir des tâches basiques illimitées pour un peu plus de 50 euros par mois. J’adore aussi.

Pour des tâches un peu plus « techniques », vous pouvez vous diriger vers VirtualAssistant et VotreAssistantVirtuel.

Tous ces services, sont excellents pour des tâches simples, ou pour lesquelles vous avez des procédures rédigées, des procédures répétitives, qui ne demandent pratiquement pas de connaissances ou de réflexion. Si vous avez des besoins récurrents, il faut procéder autrement…

Comment embaucher un assistant virtuel à plein temps

A un moment donné, vous allez être confronté à un nombre incroyable de tâches à effectuer, et les difficultés d’embaucher, surtout au niveau du coût et des formalités administratives. Pour avoir un salarié, il faut avoir un budget énorme, et même si créer des emplois est l’objectif de toute entreprise sur le long terme, c’est difficilement faisable en phase de création ou même de développement…

La solution : « Embaucher » un assistant virtuel

En France, les institutions adorent mettre les bâtons dans les roues des entrepreneurs. Si vous travaillez avec un prestataire à plein temps, on appelle ça du salariat déguisé. Donc ce n’est pas faisable. Les lois sont différentes au Maroc, aux Philippines, en Chine ou dans d’autres pays, où le coût de la main d’œuvre n’est pas si élevé qu’en UE, c’est tant mieux.

Et vous pouvez très bien « embaucher » un prestataire, qui travaillera pour vous à temps plein ou alors à temps partiel c’est vous qui choisissez, pour effectuer des procédures récurrentes et tâches ponctuelles qui demande un accès à vos données et une connaissances de vos méthodes. Ça vous permet de sous-traiter des tâches qui viennent régulièrement une bonne fois pour toute, au lieu de le répéter à chaque fois que la tâche arrive. Ça vous permet d’avoir quelqu’un qui connait votre business, quelqu’un à qui vous pouvez faire confiance, quelqu’un avec qui vous pouvez partager toutes les données sensibles, nécessaires à la sous-traitance de certaines tâches (Une carte bleue par exemple).

J’utilise très régulièrement le site Odesk pour sous-traiter certaines tâches techniques, comme le design d’un logo, la création d’une redirection, le design d’une page Facebook, etc. Mais il y a des gens du monde entier inscrits sur ce site, ou alors sur Elance ou Freelancer, qui recherchent à devenir assistant virtuel.

Il suffit de poster votre job, et de faire des interviews. Si vous avez besoin de quelqu’un qui parle français, précisez-le dans votre annonce. Par contre ne vous attendez pas à avoir Bernard Pivot en face de vous, donc évitez toutes les tâches qui demande une rédaction. (Mais une compréhension du français est appréciable, comme pour des montages vidéos, des publications d’articles…)

Avoir un « presque » employé à plein temps pour 200 euros par mois, c’est un avantage ÉNORME, qui n’existait pas encore il y a 10 ans en arrière. Un assistant virtuel ça peut faire des miracles pour votre Web-Entreprise, littéralement vous soulager, vous donner davantage de temps pour travailler sur ce qui importe vraiment pour vous.

Quelque chose à rajouter? Profitez en, l\'URL est en dofollow 😉
Newsletter Marketing

11 Réponses

  1. Bruno TRITSCH dit :

    Bonjour,

    Je trouve que l’appellation d’assistant virtuel est mal trouvée puisque c’est bien une personne physique qui faite le travail et ce n’est pas parce qu’on ne rencontre pas la personne qu’elle n’existe pas ou qu’elle est virtuelle.
    Je me demande donc bien ce qui justifie cette appellation.
    Sinon, l’Etat français détruit toujours de plus en plus d’emplois à vouloir faire trop de zèle quant à leur préservation.
    Etant moi-même entrepreneur, je peux vous garantir que je suis tout sauf motivé à embaucher un jour ou l’autre des salariés, car c’est bien souvent le commencement des ennuis (trop d’exemples autour de moi).
    Quand cessera-t-on de gouverner avec des idéologies pour faire avancer notre pays plutôt que de l’handicaper toujours un peu plus, au gré des gouvernements successifs?

    Cordialement,

    Bruno

  2. Bonjour à tous

    Ça me paraît génial, le développement de la sous-traitance par l’intermédiaire d’Internet: ça permet à tous de commencer à créer son job à son rythme, et après, à voir plus grand.

    Imaginez qu’il n’y ait plus de salariat, seulement des gens qui ont plusieurs « clients » (bien mieux que « patron »). Si ça se passe mal avec l’un, il reste les autres ! (une suggestion : ne jamais travailler avec un seul client, ou un seul sous-traitant; on recréerait ainsi les inconvénients du salariat). Et chacun peut devenir à la fois client et « fournisseur » de tâches, selon ses besoins et ses envies.

    A moyen terme, tout cela peut entraîner un super changement de mentalité : au lieu de se vivre comme « demandeur d’emploi », on proposerait ses services et ses compétences, c’est tout de même autre chose ! Il n’y aurait plus cette dépendance mutuelle qu’il y a dans le salariat, les gens seraient amenés directement à prendre conscience de leurs qualités, et même de ce qu’ils aiment vraiment faire. Ça, c’est une révolution (douce, en plus) !

    Merci pour tes articles, Davy 🙂

  3. Nicolas dit :

    Bonjour Davy et merci pour cet article.

    Ça fait déjà pas mal de temps que je pense à cette solution, sans être passé à l’acte. Votre article me donne vraiment l’envie de faire un essai.

    D’après votre expérience, est-il facile de trouver un assistant qui parle français?

    Cordialement,
    Nicolas

  4. Jacqueson Jim dit :

    Salut Davy,

    Je ne pensais pas cette option possible !

    Embaucher un assistant virtuel est vraiment une opportunité intéressante, mais l’organisation préalable doit être au point.

    Je pense que c’est une étape intéressante une fois notre affaire réellement bien lancer, ça peut être un super gain de temps, mais encore faut-il avoir l’expérience nécessaire pour gérer cette nouvelle facette de l’entrepreneuriat ^^

    Amicalement.
    Jacqueson Jim

  5. Antoine dit :

    Je me lance dans l’aventure 🙂
    J’ai repéré qqn sur Elance.

    Si je peut mieux gérer mon stock sur mon eCommerce grace a un VA je vais gagner de l’argent.

    Je vous tiendrai au courant 🙂

  6. Alain dit :

    J’ai lu le livre « the 4 hour workweek » qui parle de ce concept d’assistant virtuel,

    J’ai vraiment envie de tenter l’experience ! La seul chose qui me retient c’est le fait de devoir mettre a l’écrit toute mes taches, les rendre clair et executable étapes par étapes.

    • Davy dit :

      Ce n’était pas très attrayant pour moi aussi au début, ça m’a pris du temps de tout faire en Mind maps. Au final, j’ai changé ma façon de faire, j’écris simplement les procédures sur un fichier .txt, organisées par ordre d’exécution. A chaque fois que je faisais une tâche, j’ai pris le réflexe d’écrire la procédure en parallèle. Au final ça prenait plus de temps la première fois, mais au final ça permettait de déléguer plus facilement, et puis même pour moi si je faisais la tâche 6 mois plus tard, ça fais gagner du temps à éviter de « réapprendre » la procédure.

  7. C’est une bonne idée pour le boulot, mais pas sûr que ma femme apprécie si elle apprend que mon bouquet de fleurs a été choisi par un assistant virtuelle !

    Et oui effectivement, il faut détailler les tâches point par point pour être sur que l’assistant fait bien ce que l’on a souhaité qu’il fasse.

    Je suis en train de regarder si je trouve un rédacteur sur des sites de « jobbing », j’espère en trouver un bon !

  8. Merci Davy pour ce post qui met en valeur le métier de VA.
    Je me suis moi-même lancé dans l’aventure avec Dealnget (je suis le fondateur et l’unique assistant) depuis la Bulgarie.
    J’ajouterai un seul bémol à votre article. Les exemples choisis, qui sont des grosses usines à charbon d’assistants virtuels avec comme vous le dîtes pas de connaissances ou de réflexions.
    Je crois que choisir un assistant virtuel passe aussi par le fait d’engendrer une relation de partenariat privilégié. Une personne en qui on a confiance et qui est comme les américains le disent  »dedicated »> dédié, c.a.d toujours la même car on sait comment elle travaille.
    Je m’efforce en permanence de satisfaire mes clients car finalement comme dans tous les métiers c’est la redondance et la régularité qui fait que nous sommes payés…
    Cordialement,
    Adrien

    • Davy dit :

      Bonjour Adrien, en effet, lorsque la relation devient plus poussée (comme l’exemple citée en 2nd partie d’article), je pense qu’on dépasse le stade de simple « assistant virtuel ». On arrive alors dans la prestation de services. C’est le cas lorsque les besoins deviennent plus précis et techniques et en effet, avoir une personne de confiance, dédiée comme vous dîtes, est plus utile (Etape intermédiaire entre assistant virtuel et salarié). C’est donc une balance à contrôler pour l’entrepreneur car, plus la relation avance, plus l’autre côté investi de son temps et de ses connaissances, ce qui augmente le coût. Parfois un VA capable d’effectuer une procédure simple sera utile, parfois, il faudra aller plus loin.

      A bientôt

Pas de timidité, donnez votre opinion! (Do Follow à partir du 5ème Commentaire!)


En validant ici votre adresse email ou autre donnée, vous acceptez aussi de recevoir des informations, conseils, et des relances commerciales de la part de Davy Network. Seules les informations que vous avez fournies seront utilisées, sans excéder 10 communications par mois. Votre confidentialité est importante pour nous, vos données sont en sécurité et ne sauraient, en aucun cas, être transmises à titre gratuit ou onéreux, à des tiers, personnes physiques ou morales. La liste de diffusion est enregistrée à la CNIL sous le n°1542152 et respecte la loi Informatique et Libertés. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment et facilement depuis chaque contact ou sur simple demande.

© 2014 TonWebMarketing.fr - Blog WebMarketing, Monétiser son Blog, Webmarketing, Business. Tous Droits Réservés.
Un site qui a La Web Attitude.