Une méthode pour organiser vos tâches et idées en procédures (Et multiplier votre productivité)

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Productivité et Organisation

Organiser votre entreprise en processus est CAPITAL si vous voulez rendre “inutile” votre présence. Aussi bien pour pouvoir partir en vacances sans vous faire des cheveux blancs, que pour revendre votre entreprise si besoin est. Ou tout simplement pour avoir le temps de dormir la nuit. C’est aussi le but, de faire en sorte que l’entreprise travaille pour vous. Et pour ça, vous devez organiser vos tâches, vos processus, vos idées, de façon méthodique.

4 Étapes : “Organiser, Prioriser, Répartir, et Terroriser”. (Je vous explique tout ça juste en-dessous)

Le manque d’automatisation, est un danger pour une entreprise. Plus vous allez grandir, plus vous allez être submergé par les tâches. Tout faire soit-même, c’est OK, au début. Ensuite, c’est un frein.

Et pour débuter votre organisation, vous devez tout arrêter, vous penchez sur une feuille de papier, et commencer à noter les tâches récurrentes et ponctuelles qui sont effectuées. (Vous pouvez compléter cette liste, au fur et à mesure que vous travaillez, et vous en rendez compte) Rajoutez également le temps utilisé pour chaque tâche.

En tant qu’entrepreneurs, nous avons cette manie étrange de garder nos objectifs, nos visions, et notre mode opératoire dans nos têtes et non sur papier. La mémoire décroît de façon exponentielle, faire confiance à son cerveau est une grosse erreur. La plupart d’entre nous n’ont pas une mémoire visuelle, ainsi une méthode est nécessaire pour éviter d’oublier à tout jamais, des idées et tâches indispensables.

Ma méthode pour organiser vos tâches et idées en procédures

1. ORGANISER : Ordonnez vos différentes tâches, et décomposez-les en procédures.
Par exemple : Pour publier un article : 1.Écriture / 2. Mise en forme / 3. Correction / 4. Publication / 5. Vérification. Faites cela pour tout ce que vous faites à l’heure actuelle (Ou faites faire). Ecrivez le temps maximum alloué, et créez des procédures du type :Si oui, alors option 1. Si non, alors option 2.

2. PRIORISER : Il y a des choses qui sont plus importantes que d’autre. En adaptant le principe de Pareto (20 / 80) à votre entreprise, 80% de vos tâches de donnent que 20% des résultats et inversement. Donnez la priorité aux 20% de tâches les plus rentables, en les hiérarchisant. Vous pouvez même supprimer les tâches qui ne vous rapportent pas beaucoup, croyez moi, ça peut parfois vous apporter une sérénité non négligeable. Parmi ces tâches il y a aussi celles que vous ne pouvez pas supprimer, qui font partie des tâches obligatoires, rébarbatives, et qui ne participent pas au chiffre d’affaire. (Comme la comptabilité). Notez-les aussi, ce sont des tâches qu’il faudra déléguer.

3. REPARTIR : Ici, vous allez définir qui fait quoi, quand, et pendant combien de temps. Automatisez tout ce qui est automatisable, et déléguez ce qui ne l’est pas. Puis occupez-vous des tâches qui demandent votre présence, ou que vous souhaitez faire vous-même. (Vérification et validation d’un design, d’une publication, création d’une publicité, écriture d’une campagne…). Attribuez des tâches à une personne compétente, réfléchissez à ce qui se passe si la personne n’est pas disponible, offrez une possibilité de communication entre tous les services et offrez davantage de responsabilités. Vous serez surpris de constater que très souvent, vos employés / stagiaires / prestataires, peuvent effectuer le travail beaucoup mieux que vous-même.

4. TERRORISER : Ça vous fait peur et ça vous intrigue n’est-ce pas ? Une fois que vous avez assigné une tâche à quelqu’un, laissez-le avec elle, ne vous mettez pas en travers de leur chemin mais suivez leur progression. Si vous assignez une tâche particulière à une personne, laissez-la s’en occuper, mais tenez un fichier de suivi pour voir ce qui a été fait. Laissez-la faire ses preuves, et même si ça peut vous faire peur, et surtout LUI faire peur, vous pourrez ensuite rectifier le tir (Vérifiez que tout est rattrapable par la suite). C’est la meilleure éducation possible pour vos collaborateurs, les laisser résoudre les problèmes tout seul. Si ils en ont besoin, ils viendront vous trouver.

Une fois que vous avez fait cet exercice, vous serez étonné de voir à quel point vous connaissez clairement les buts que vous aviez en créant votre entreprise qui ont été accomplis, et ceux qui nécessitent encore du travail. Vous aurez également une vision clair du fonctionnement de l’entreprise, comme s’il s’agissait d’une machine à configurer. Vous pourriez même être surpris par le fonctionnement que vous aviez jusqu’à présent, et faire les ajustements nécessaires…

Nous avons besoin d’être le « Capitaine de notre bateau », mais souvenez-vous que tout capitaine a besoin d’un équipage pour naviguer et amener le bateau à bon port. Effectuez ces 4 procédures lorsque vous sentez que vous êtes surmené chaque jour, par les tâches obligatoires et récurrentes, et que vous sentez que ça vous empêche d’avancer.

Parfois si votre vélo avance lentement, c’est simplement parce qu’il faut s’arrêter et réparer la roue. Car pédaler sans fin, pourrait détruire votre mécanique…

Au sujet de Davy

Davy Duthieuw a écrit 320 articles.

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2 Réponses

  1. Mahary @seo offshore dit :

    Est ce que vous avez des outils en ligne (en mode saas) pour pouvoir justement organiser les tâches dans une entreprise. Car une to do basique est inefficace. Merci

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