8 idées reçues sur l’organisation et la productivité

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Idées Recues Organisation et Productivité

Certaines personnes sont nées organisées… et d’autres luttent avec l’organisation sans relâche. Et pour tout vous dire, j’ai longtemps été de ceux qui luttaient. Un enfant désorganisé, la chambre jamais rangée, les affaires difficiles à retrouver… Et aujourd’hui je suis particulièrement méticuleux, avec un code et un système précis pour être toujours organisé et de nombreuses règles pour être productif.

Comme je fais partie de ceux qui préfèrent TOUJOURS se former avant d’agir, j’ai écouté attentivement toutes sortes de guides, livres, formations, puis j’ai testé et mis en œuvre. Tout ça m’a permis de concevoir ma propre méthode, et parmi mes tests je vais vous lister 8 idées reçues que j’avais avant d’avoir cette méthode, et qui m’ont longtemps freinées pour développer ma façon de travailler, mon organisation et ma productivité.

8 idées reçues à supprimer pour améliorer votre organisation :

1. « Il faut apprendre avant de se lancer »

Oui, il faut apprendre. Mais est-ce nécessaire de TOUT apprendre ? Depuis quelques années je lis régulièrement. Et c’est une question que m’a posé un ami un jour qui m’a ouvert les yeux. Il m’a demandé : “Tu peux me résumer ce livre ?” Et à ce moment là, je me suis surpris à ne pas avoir été capable d’aligner plus de 2 minutes de parlote, sur un livre qui m’a pris 2 semaines à lire, et que j’ai trouvé passionnant du début à la fin.

Conclusion : L’information est inutile si elle n’est pas consommée immédiatement.

Très peu de personnes ont une mémoire visuelle. Ainsi, après avoir lu un livre, un excellent article, il est probable que vous ayez oublié la moitié de ce que vous avez lu, le lendemain. Et 90%, la semaine d’après. Ça veut dire que toutes ces heures que vous avez passées à lire, sont des heures perdues. Impressionnant non ? En réalité, vous n’oubliez jamais rien. La mémoire est un processus qui décroît de façon exponentielle. Si vous lisez le livre de nouveau, vous allez “vous souvenir que vous vous souvenez”. Sinon, impossible de s’en rappeler sur commande, et donc de savoir ce que vous devriez faire ou tester, maintenant ou plus tard pour votre entreprise. Et pourtant, les solutions se trouvent dans les détails… donc que faire ?

Il y a deux 2 Solutions :
– Arrêtez de consommer de l’information. Et n’en consommez, qu’au moment précis où vous en avez besoin
– Organisez la nouvelle information, dans un cerveau accessible sur commande.

J’ai pour ma part mixé ces deux solutions, en diminuant la quantité d’information consommée, même si celle-ci semble importante (Croyez-moi, l’information est toujours disponible quelque part). Mais je ne peux pas m’arrêter de lire, car ayant toujours quelque chose à faire, je lirais très peu… Donc je note tous les détails, toutes les connaissances importantes, organisées par catégories et sous-catégories dans Evernote. Ainsi quand l’information devient nécessaire, il y a juste à faire une recherche et en 20 secondes vous la retrouvez et pouvez l’appliquer.

2. « Créer un plan et le suivre »

Nous sommes constamment en train d’apprendre. Ainsi, les idées que nous avions hier, peuvent être différentes aujourd’hui. Créer un plan est un excellent moyen d’avoir une route à suivre et d’être productif (Sans plan, impossible de trouver le trésor). Mais ne perdez pas de temps (sauf si vous recherchez des investisseurs maintenant), à créer un plan complexe et méticuleux.

Vous DEVEZ pouvoir être ouvert à un changement de cap. Si vous recevez une information qui vous dit que droit devant il y a un Iceberg, allez-vous suivre votre plan, ou allez-vous le modifier pour aller à gauche ? Suivre un plan est important, d’ailleurs je le recommande toujours. Mais ça doit être un plan simple et dynamique, et non statique.

Les choses bougent très rapidement sur le web. A l’heure actuelle, il est impossible de prédire comment seront les choses dans 1 an. Les outils changent, des grosses boites ferment, soyez ouvert à des modifications, et ne perdez pas de temps et définir le plan idéal. Un bon plan peut être crée en 1h, pour les détails, vous allez les définir au fur et à mesure que vous avancez.

3. « Si cette méthode marche pour moi, elle marchera pour vous »

Les gens travaillent différemment. Nous avons chacun une éducation qui nous est propre, des habitudes, des croyances, des influences différentes. Laissez-vous influencer par les méthodes de productivité qui marchent, mais ne les appliquez pas aveuglément. Testez, modifiez, et décidez.

Ce qui peut être bon pour une personne, une entreprise, peut être très mauvais pour une autre. Si vous êtes plus efficace en faisant les choses au dernier moment, faites le. Si vous êtes plus efficace en les faisant en avance, alors privilégiez cette méthode.

Pour ma part, je suis plus efficace en réalisant les tâches à l’avance. Le stress du dernier moment ne me motive pas, il affecte ma qualité de travail. J’ai testé encore et encore, ce n’était tout simplement pas pour moi.

Choisissez vous-même vos propres méthodes, pas par rapport à ce que vous avez vu, entendu, mais par rapport à ce que vous avez fait et testé.

4. « Tu devras travailler dur pour y arriver »

S’il y a bien une chose que j’ai apprise, c’est que travailler plus, plus vite, plus longtemps est complètement inutile. La France est le 3ème pays le plus productif au monde, et il a été le 1er. Alors que c’est un des pays, ou le temps de travail / scolaire est le plus réduit. Ça veut dire tout simplement, que nous faisons aujourd’hui, pareil sinon plus que ce que nous faisions auparavant, mais avec moins d’heures. Nos entreprises ont appris à mettre en oeuvre des systèmes et des méthodes, pour accomplir ce qu’elles doivent faire, avec le temps qu’on leur donne. Eh oui, il n’ont pas eu le choix…

Pour être plus productif, réduisez votre temps de travail. Et trouvez un moyen de faire en 2h, ce que vous faisiez avant en 4h. Asseyez-vous devant une feuille de papier, contactez des entrepreneurs et posez-leur des questions sur les méthodes qu’ils utilisent, lisez. Et concevez des moyens de faire la même chose que vous faites maintenant, mais plus rapidement.

N’hésitez pas aussi à supprimer ce qui est inutile, ou ce qui est “peu utile”, pour vous, comme pour vos clients. 35h c’est simplement un standard économique, pas un standard de productivité. Car en réalité, certains emplois ont besoin de plus de temps, et d’autres beaucoup moins…

5. « Tu n’es pas à ce niveau, tu ne peux pas faire ça »

Si une personne vous dit que vous ne pouvez pas essayer telle ou telle technique car votre niveau de vous permet pas de le faire, fuyez-la comme la peste. Au bout de quelques années d’activité, j’ai découvert un gros problème que je ne pensais jamais que je pourrais avoir : Les emails.

Je passais toute la journée en lecture et réponse d’emails. Car on me disait que c’était important, que sans réponses les projets n’avancent pas, sans réponses nous allons stagner. Seules les personnes célèbres ont des personnes qui traitent les emails à leur place…

Je suis convaincu qu’il y a toujours une solution alternative, et que nous avons tendance à surestimer l’importance des choses. Donc en effet, je n’avais personne pour répondre à mes emails. Ma solution : Arrêter de répondre. Je ne répondais qu’une fois par semaine aux emails provenant de telle adresse, 2 fois par semaine pour une autre adresse etc.

Mais… et les urgences ? Ah oui ! Ces emails que vous recevez avec le petit drapeau rouge à gauche, indiquant qu’il s’agit d’une urgence. C’est vrai, ceux-là sont à part. Pour ceux-là : Répondez 1 fois par mois maximum. En effet, ces fameuses urgences, sont très rarement des urgences pour vous, mais bien souvent des urgences pour les autres, pour l’expéditeur. Et le fait de ne pas répondre, va décourager la personne à vous contacter de nouveau, s’il a une urgence. Et il se débrouillera pour trouver la solution lui-même, plutôt que de bouffer votre temps.

Et ce que s’est-il passé ? Absolument rien du tout. Au contraire, ma productivité personnelle à augmenté. Tout est resté pareil, sauf que j’ai désormais regroupé les moments de réponses d’email, et j’ai élagué les réponses inutiles, en démotivant ceux qui comptent sur moi, mais ne m’apportent rien. Et tout ça, parce que je n’ai pas écouté la personne qui m’avait dit, que ce n’était pas possible.

N’écoutez jamais les personnes qui vous disent de ne pas faire une chose qu’ils n’ont pas faite auparavant. Ils ne savent pas de quoi ils parlent. Ils ont une opinion subjective, non objective. Souvent ils pensent à votre bien en vous disant ça, d’autres à leur bien, mais quoi qu’il en soit, c’est votre vie, votre temps, et le temps c’est la seule ressource impossible à récupérer.

6. « Être organisé, c’est être perfectionniste »

Un perfectionniste peut passer du temps sur des détails insignifiants en faisant abstraction du but principal. Quand les autres terminent un projet à temps, le perfectionniste continue de travailler jusqu’à ce que le projet soit parfait. Un perfectionniste devient plus efficace et productif quand il abaisse légèrement ses ambitions et se concentre sur les moyens d’accroître la productivité.

je suis convaincu que la différence se trouve dans les détails. Je suis moi-même très perfectionniste. Mais vous serez d’accord, que sans croquis, il n’y a pas de détails… Vous devez donc vous concentrer sur le croquis, sur la base, la terminer, et ENSUITE vous occuper des détails. Vous pouvez très bien faire du bon travail, sans pour autant avoir terminé l’intégralité des détails.

Que se serait-il passé, si Windows avait attendu sa version 10 pour vendre son programme ? Ils ne l’auraient jamais vendu. La perfection n’existe pas, la perfection est un concept qui change à chaque seconde.

7. « Plus vous en savez, mieux c’est »

Moins vous en savez, plus vous saurez déléguer. Un entrepreneur ne doit pas être le plus intelligent de son équipe, mais simplement le plus malin. Il doit savoir s’entourer de personnes beaucoup plus intelligentes que lui. Des personnes qui sauront effectuer le travail mieux que lui, en moins de temps que lui. Vous n’avez que 24h, si vous voulez augmenter votre productivité, vous ne pouvez pas effectuer tout, tout le temps.

Effectuer tout soi-même, tout apprendre, c’est normal au début. C’est un nouveau né, et il faut s’en occuper pour lui donner la meilleure éducation. Mais ensuite, il faut accepter que des professeurs, pourront lui apprendre plus que nous pourrions le faire. Car nous-même n’aurions pas le temps de le faire.

“Le meilleur moyen d’effectuer une tâche, un projet que l’on ne sait pas faire, c’est de demander à quelqu’un qui l’a déjà fait auparavant” Tim Ferriss. Et je suis de son avis. Lorsque vous avez besoin de faire réparer votre voiture. Vous vous adressez à un garagiste ou alors vous apprenez à le faire ? Pour votre Web-Entreprise c’est pareil, ne transformez pas le “Je sais faire ça” en un prétexte pour le faire. N’hésitez pas à déléguer, quitte à investir du temps en formation et accepter une certaine différence.

8. « Vous devez être né organisé pour être organisé »

Nous apprenons les bonnes et les mauvaises habitudes à un âge précoce. Il est possible de changer n’importe quelle mauvaise habitude, y compris la désorganisation. Tout est une question de volonté. (J’en suis la preuve vivante)

Vous pouvez tout aussi bien être né avec une certaine habitude, et adopter l’inverse plus tard. Je n’arrive pas à comprendre les gens qui me disent “Je peux pas”, lorsqu’une tâche ne demande ni argent ni temps à effectuer. Relativisez, tout n’est pas aussi important que ce qu’il n’y paraît. La société dans laquelle on vit n’est pas un standard, et notre mental à le pouvoir de voir les choses différemment, afin d’agir différemment.

Ce n’est pas parce qu’une habitude est adoptée par tous, qu’elle est la meilleure pour vous… Osez défier les idées reçues, tester de nouvelles choses, et refusez d’accepter que vous n’êtes “Pas fait” pour telle ou telle chose. C’est pareil pour l’organisation… On disait de moi que plus tard, je vivrai dans un bordel / une porcherie au choix. Aujourd’hui, ces mêmes personnes me demande de temps en temps, des conseils pour réduire le temps passé à organiser leurs dossiers d’ordinateur.

Si vous pensez que votre destin est déjà écrit, alors négociez-le. Si vous avez été bordélique toute votre vie, rien ni personne ne peut vous empêcher de faire en sorte que demain, ce soit l’inverse.

L’ère de la (Dés)information

La désinformation, lorsqu’elle est prise au sérieux, peut vous empêcher de faire ce que vous avez envie de faire. La prochaine fois que vous entendez un de les experts en organisation exposer leurs idées, repensez à ce que vous venez de lire, et si quelque chose ne fonctionne pas pour vous, demandez de l’aide ou supprimez-le. Travaillez pour développer votre propre style d’organisation, et non celui de quelqu’un d’autre.

Au sujet de Davy

Davy Duthieuw a écrit 320 articles.

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2 Réponses

  1. Fabien dit :

    Une mine d’information encore dans cet articles. Je me lasse pas de les parcourir. Tu devrais lorsque c’est possible citer tes sources. Ca pourrait me donner des idées de lecture 🙂

  2. Malo dit :

    Je viens de tomber sur ton blog au détour d’un autre et je suis complètement tombé amoureux.

    Monter mon entreprise ne me concerne pas pour le moment mais c’est tellement bien écrit, on y apprend tellement de chose que tion blog est désormais dans la barre avec la petite étoile tout là haut!

    Merci et Bravo et c’est vrai que quand on n’est pas organisé, c’est dur de le devenir, très dur^^

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